更新情報

IPBOOK.cloudのアップデート：スキャナー保存スキャナー保存をご存じでしょうか？電子帳簿保存法によって実は来年からは電子版の請求書を紙で保存することができなくなります。請求書を電子版と紙版とそれぞれ保存する二重の管理が必要になります。一方で、紙版の請求書は電子保存して原本廃棄することができるようになりました。このため、紙版の伝票も電子版と一元管理するのが好都合でしょう。J&Tシステムズでは、安価に運用できて、操作が簡単、経理の負担も少なくできるシステムの提供を開始します。例えば、立替費用の精算などでは、立て替えた人がレシートをスマホで撮影し、タイトルに金額、日付、支払先の情報を書いて、会社のあるメールアドレスに送るだけで、スキャナー保存が完了します。経理が入力する必要はありません。

IPBOOK.cloudのアップデート：文書管理管理ソフト　IPBOOK.cloudの姉妹ソフトとして文書管理を開発しました。　会社や事務所には各種契約書を始め、様々な書類が保存されています。また、見積書を受け取ったり、送ったりしています。　現物の書類のファイリング技術については様々な書籍も販売されています。一方、電子化されていると、フォルダを階層化して分類していますが、ときに分類は悩みの種で、二つのフォルダのどちらに分類すべきか悩んだり、あるいは結果としてほぼ同じ内容のフォルダが全く別のところに作られたりします。　開発した文書管理は、新規保存か、検索編集かという二択のメニューなので分かりやすく、検索も様々な項目でキーワードを使って絞り込み、見つけ出すことが可能です。　共用クラウド運用、個別クラウド運用、イントラネット運用など、ご相談に応じることが可能です。ご興味があれば、デモンストレーションをさせていただきます。

IPBOOK.cloudのアップデート IDS管理機能の追加ＵＳ出願のＩＤＳの管理を簡単にしたいというリクエストがありましたので、ツールを作成しました。各案件についてファミリー関係を調査し、そのファミリーで引用された文献をＩＤＳ文献として管理できます。ＵＳ出願が含まれるファミリーで新たに文献が引用されたときに、ＩＤＳ未提出なのか、提出済みなのか、簡単に管理できます。現在、試験サーバーで試験中です。一通り稼働していますが、今しばらく動作確認してから、運用サーバーに追加します。

IPBOOK.cloudへのデータ移行基本的なデータの移行だけでなく、特殊な事情で取り込んであるデータなども、可能な限り分離して取り込むようにしています。一方で、どうしても取り込めない期限については、旧ソフトから期限リストさえ出力していただければ、その期限管理はできるようにしています。突然、ある種の期限リストが期限管理できなくなるということはなく、知財に限られた期限ですから同様の期限はIPBOOK.cloudも管理しています。当面はダブって期限管理が表示されますが、特に問題は無いと思います。IPBOOK.cloudへのデータ移行は、無料で行っております。

IPBOOK.cloudのアップデート：顧客情報管理の追加顧客情報管理では、人的ＤＡＴＡに記録されている出願人を顧客情報として管理します。また、願書に記載する出願人のひな形も表示します。コピペしてご利用ください。IPBOOK.cloudでは、案件毎に、出願人の名称と識別番号を記録しています。出願人ごとの情報をさらに詳しく管理することができるようにしました。住所、担当部署、担当者などを記入しておくことができます。記録されている情報に基づいて、願書に記載する出願人のひな形も表示します。願書を作成する時に、顧客情報管理で、その出願人を表示させると、最初にこのひな形を表示します。コピペしてご利用可能です。人的ＤＡＴＡのデータベースとは違う独立したデータベースを使います。このため、人的ＤＡＴＡのデータを移行する必要があります。移行のためのツールも用意してありますので、新しい出願人で出願した場合は、そのツールを実行してください。重複して登録することはないので、いつでも実行することができます。顧客情報管理は、「ツール」→「リーダー」と操作すると表示されています。

IPBOOK.cloudのアップデート：自動整形の修正自動成形について手直ししました。願番、公開番号、登録番号は、自動成形の対象となり、桁揃えなどを実施しております。少し拡充したところ、ＰＣＴの願番も対象としてしまうため、成形する必要のないものを自動成形してしまいました。このため、国名が日本またはJPである場合だけ、自動整形の対象としました。一方、従来は、日本だけの事務所もたくさん見えますので、国名は空欄のままであることも多いという前提でした。しかし、上記弊害を避けるために、国名を利用することにしましたので、今後、自動整形のためには国名は入力していただく必要があります。そのため、自動取込でも、国名を設定できるようにしました。「特許庁長官」の文字を見つけたら、国名として「日本」を設定します。これにより、通常は、自動取込した案件には国名が設定されます。作業としては、基本的にほぼ変わりはありません。なお、自動整形することにより、元の入力したデータから変化する場合は、基本ＤＡＴＡの下の方にシステム予約領域という表示欄があり、そこに変形前のデータを残すようにしました。万が一、意図しない自動整形をしてしまったとしても、この表示領域に前のデータが表示されます。

IPBOOK.cloudのアップデートご要望の多かった、データベースのファイル書き出し（ＣＳＶ形式）をできるようにしました。なお、通常は、分割すること無く書き出しできると思われますが、管理件数が多い場合は、分割してテキスト書き出しを行うようにしています。IPBOOK.cloudでは、ご利用者のリクエストがあれば極力対応しています。多くの事務所に共通して利用できる機能は無償で開発しています。

アップデート：外国年金期限の対応を増やしました。IPBOOK.cloudは、できるだけ簡単な操作で運営できることを目的としています。日常業務の大半を占める国内出願を基本に考えています。ですが、このまま、外国出願にご利用いただけます。 今回、登録後の年金期限の対応を増やしました。現在は、アメリカ、ドイツ、フランス、中国の年金期限日を自動計算します。 むろん、これ以外には対応できないというものではありません。また、これら以外の国の自動計算も対応いたしますので、必要な国がありましたら、リクエストしてください。 現時点では闇雲に対応国を増やす必要はないかと思っております。

アップデート：維持年金期限に対応しましたIPBOOK.cloudは、できるだけ簡単な操作で運営できることを目的としています。日常業務の大半を占める国内出願を基本に考えていますが、外国出願などにも対応しています。今回、登録前の維持年金について質問をいただきました。これまでの機能でやれることはあるのですが、新たに維持年金の期限管理を管理項目に加えました。欧州出願と、ドイツ出願であれば、維持年金の管理項目が表示されるので、普段、こういった出願をあまりやらないのであれば、敢えて表示しないようにしています。これにより操作の簡素化を維持しつつ、管理内容を増やすことができるようにしました。